Crise du Covid oblige, la réunion en visio est devenue incontournable. Si elle possède de nombreux atouts en cette période de distanciation sociale, une visio mal préparée peut vite devenir brouillonne et contre-productive. Voici une série de bonnes pratiques à respecter et de trucs à connaitre pour organiser une réunion Zoom, Google Meet, ClickMeeting ou Skype… et la réussir.
- Fixer un sujet, une date, une heure et lancer les invitations
Comme toute réunion et même encore plus, une visio doit avoir été préparée à l’avance. Un sujet principal à l’ordre du jour, une date et une heure arrêtées, il est temps de lancer les invitations via la solution de visio ou par email. Si besoin, trasnmettez les documents qui seront nécessaires à la réunion avant la visio, pour qu’ils puissent être consultés au préalable. Idéalement, il est préférable de connaître le nombre de participants qui seront présents pour anticiper et adapter la visio si besoin.
- Disposer d’une bonne connexion internet
Avant toute chose, pas de visio sans connexion internet de bonne qualité. Sans ce pré-requis, le risque est évidemment de se retrouver avec une réunion perturbée par des coupures, des pertes d’image, de son, et un auditoire à la dérive. En cas de wifi récaltricant, il est souvent préférable d’opter la 4G et un partage de connexion avec votre smartphone.
- Attention au micro
Lors d’une visio, les micros ne doivent pas systématiquement être ouverts, sous peine de bruits d’ambiance pas forcément indispensables : sonneries de téléphone, cris d’enfants, aboiements de chien, etc. Il convient donc de les couper par défaut, et de l’utiliser en fonction de son rôle et du fil de la réunion. Prévenez vos proches et éloignez les risques de perturbation sonore.
- Vérifier votre image
En matière d’image et de vidéo, les détails comptent car c’est souvent eux qu’on retient. Au-delà de votre look à vérifier, soignez votre éclairage, rien de pire que de deviner un interlocuteur, de n’apercevoir qu’une partie de son visage, voire de n’apercevoir qu’une ombre. Choisissez un éclairage plutôt frontal et doux et au passage. Profitez-en pour faire le ménage dans votre arrière-plan et retirer si besoin les objets malvenus et sans intérêt qui polluent votre cadrage, autant de distractions visuelles contre-productives.
- Prendre en main la solution avant la réunion
Au-delà du fil conducteur de votre réunion, de son contenu, de son objectif… il est indispensable de passer un peu de temps en amont pour prendre en main la solution de visioconférence qui sera utilisée. Découvrir une application en même temps qu’on lance la visio est très hasardeux. C’est prendre le risque de déconnecter des intervenants, de tatonner pour passer la parole, d’être incapable de présenter un document, bref de ne pas maitriser le bon déroulé de la réunion. En fonction de la solution utilisée, la prise en main sera plus ou moins rapide. Si des applications populaires commes Zoom ou Google Meet sont assez intuitives et rapides à prendre en main, d’autres nécessitent parfois un peu plus de temps.
- Soyez directif(ve)
Une visio offre moins de capacité d’interactions en temps réel. Une vraie conversation reste difficile et souvent inaudible. Privilégiez donc la prise de parole unique, avec une direction des échanges dans la main d’un seul organisateur pour simplifier la compréhension de tous. En la matière, n’hésitez pas à être plus directif(ve) que dans une réunion traditionnelle pour que tous les participants puissent suivre facilement l’ensemble de la visio.
- 60 mn maximum
On sait que la concentration n’est pas éternelle. Elle l’est encore moins en distanciel. Privilégier les réunions denses et concentrées pour plus d’efficacité. Au-delà d’une demi-heure, il est certain qu’on aura perdu certains participants. Après une heure, on risque d’avoir perdu tout le monde. Cette contrainte nécessite de mieux s’organiser en amont pour aller à l’essentiel et éviter les échanges et autres digressions sans intérêt. Il sera toujours temps par la suite de prolonger certaines discussions avec certains participants par téléphone ou email.
A voir de jouer !
